Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải tuân thủ các quy định về nội dung và hình thức để đảm bảo hiệu lực pháp lý. Dưới đây là mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là văn bản quan trọng ghi nhận toàn bộ nội dung, diễn biến và các quyết định được thông qua trong cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông. Biên bản này không chỉ thể hiện sự minh bạch trong hoạt động quản trị doanh nghiệp mà còn có giá trị pháp lý trong việc giải quyết tranh chấp và kiểm soát nội bộ.
Nội dung của biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải có có nội dung tối thiểu như sau:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
c) Chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;
đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
i) Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký. Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bàn hợp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.
Mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
Chúng tôi xin gửi đến bạn đọc mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông để bạn đọc tham khảo
|
CÔNG TY CỔ PHẦN ………….. —————– Số: ………………….. |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ——–o0o——– ……………., ngày …. tháng ….. năm 20….. |
BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
( V/v ………………)
A. THÔNG TIN CHUNG
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN ………………….
Mã số doanh nghiệp: ……………..
Trụ sở chính: ………………..
B. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM VÀ THÀNH PHẦN DỰ HỌP:
– Địa điểm: …………………….
– Thời gian: bắt đầu từ …….giờ và kết thúc lúc……. giờ, ngày……tháng …. năm 20….
– Thành phần tham dự: Các Cổ đông Công ty gồm:
| STT | Cổ đông | Cổ phần | Giá trị
(VNĐ) |
Tỷ lệ | Số phiếu biểu quyết |
| 1. | …… | …… | …… | …… | …… |
| 2. | …… | …… | …… | …… | …… |
| 3. | …… | …… | …… | …… | …… |
| 4. | |||||
| Tổng | …… | …… | …… | …… |
– Chủ toạ cuộc họp: ………. – Chủ tịch Hội đồng quản trị
– Thư ký cuộc họp: ……………….
– Tổng số cổ phần cổ đông sở hữu và đại diện sở hữu cho …………. cổ phần, đạt 100% vốn điều lệ. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp hiện hành, Đại hội đồng cổ đông có đủ điều kiện tiến hành theo quy định của pháp luật.
– Nội dung chương trình cuộc họp:
+ ……….;
+ ………….
C. NỘI DUNG, DIỄN DIẾN CUỘC HỌP
Sau khi bàn bạc, các cổ đông công ty đi đến thống nhất về việc …………… như sau:
I. Nội dung thứ nhất
……
* BIỂU QUYẾT
Tổng số phiếu có quyền biểu quyết: ……….. phiếu.
Phương thức biểu quyết: biểu quyết tại cuộc họp
Tổng số phiếu hợp lệ: ……/……. phiếu, đạt tỉ lệ 100% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Tổng số phiếu không hợp lệ: ……/……. phiếu, đạt tỉ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp.
Tổng số phiếu tán thành: ……/……. phiếu, đạt tỉ lệ 100% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Tổng số phiếu không tán thành: ……/……. phiếu, đạt tỉ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp.
Tổng số phiếu không có ý kiến: ……/……. phiếu, đạt tỉ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp.
II. Nội dung thứ 2
…………….
* BIỂU QUYẾT
Tổng số phiếu có quyền biểu quyết: ……….. phiếu.
Phương thức biểu quyết: biểu quyết tại cuộc họp
Tổng số phiếu hợp lệ: ……/……. phiếu, đạt tỉ lệ 100% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Tổng số phiếu không hợp lệ: ……/……. phiếu, đạt tỉ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp.
Tổng số phiếu tán thành: ……/……. phiếu, đạt tỉ lệ 100% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp
Tổng số phiếu không tán thành: ……/……. phiếu, đạt tỉ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp.
Tổng số phiếu không có ý kiến: ……/……. phiếu, đạt tỉ lệ 0% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp.
D. Các quyết định được thông qua:
+ ………….. với tỉ lệ tán thành ……/…….phiếu, đạt tỉ lệ 100% số phiếu có quyền biểu quyết.
+ ………….. với tỉ lệ tán thành ……/…….phiếu, đạt tỉ lệ 100% số phiếu có quyền biểu quyết.
Biên bản này được đọc cho mọi người cùng nghe, ký tên dưới đây và được lập thành …. bản có giá trị pháp lý như nhau và có hiệu lực kể từ ngày ký.
CHỮ KÝ
|
CHỦ TỌA (ký và ghi rõ họ tên)
|
THƯ KÝ (ký và ghi rõ họ tên) |
Link tải biểu mẫu: Google drive
Một số lưu ý khi lập biên bản họp đại hội đồng cổ đông
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.
– Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.
– Biên bản có thể được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông có thể bị hủy bỏ bởi quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được nghị quyết hoặc biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hoặc biên bản kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến Đại hội đồng cổ đông trong một số trường hợp pháp luật quy định.
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là tài liệu quan trọng ghi nhận đầy đủ nội dung và quyết định của cuộc họp, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Việc soạn thảo đúng chuẩn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và quản lý hiệu quả các nghị quyết đã thông qua.
