Hợp pháp hóa lãnh sự nhằm hợp thức hóa các giấy tờ từ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam cho các thủ tục đầu tư, tạm trú, lao động…
Khi làm các thủ tục có liên quan đến tổ chức, cá nhân nước ngoài, bạn có thể phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho các giấy tờ, hồ sơ nhất định. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu được khái niệm cơ bản cũng như trình tự, thủ tục thực hiện.
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Các giấy tờ của nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự để các cơ quan có thẩm quyền có thể xác thực được con dấu, chữ ký và chức danh là đúng theo quy định của nước đó. Các giấy tờ thường phải hợp pháp hóa lãnh sự như: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập (tổ chức), hộ chiếu, văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận… do cơ quan nhà nước hoặc một tổ chức của nước ngoài cấp.
Các tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự thường được sử dụng để làm các thủ tục như:
– Thành lập doanh nghiệp.
– Đăng ký dự án đầu tư có vốn nước ngoài.
– Đăng ký tạm trú cho người nước ngoài.
– Đăng ký giấy phép lao động.
– Công bố sản phẩm mỹ phẩm (nhập khẩu).
Ngoài ra, giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự cũng được sử dụng trong các giao dịch quốc tế nhằm đảm bảo giấy tờ, tài liệu của đối tác là đúng, hợp pháp.
Bạn cần phân biệt rõ 2 khái niệm là “Chứng nhận lãnh sự” và “Hợp pháp hóa lãnh sự”. Chứng nhận lãnh sự là việc giấy tờ, tài liệu của Việt Nam được cơ quan lãnh sự Việt Nam xác nhận để sử dụng ở nước ngoài. Còn “hợp pháp hóa lãnh sự” là việc giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được cơ quan lãnh sự Việt Nam chứng nhận để sử dụng tại Việt Nam.
Điều kiện để tài liệu được hợp pháp hóa lãnh sự
Các trường hợp bị không được hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, cụ thể:
– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
– Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
– Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
– Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
– Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Khi được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự cho một giấy tờ của nước ngoài bất kỳ mà bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy thực hiện theo trình tự như sau:
Bước 1. Chứng nhận lãnh sự tại nước ban hành văn bản
Đây là bước đầu tiên của quá trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu. Bạn cần làm thủ tục chứng nhận lãnh sự cho giấy tờ tại quốc gia nơi mà văn bản được ban hành.
Ví dụ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp Hoa Kỳ thì cần được chứng nhận lãnh sự của Hoa Kỳ; Giấy chứng nhận kết hôn của Hàn Quốc thì cần được chứng nhận lãnh sự của Hàn Quốc;…
Việc chứng nhận lãnh sự có thể được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất phát của văn bản hoặc lãnh sự quán/đại sứ quán tại Việt Nam của quốc gia đó.
Ví dụ: Hàn Quốc có Văn phòng lãnh sự của Hàn Quốc tại Việt Nam (Hà Nội) (Địa chỉ: Lô SQ4 Khu Ngoại Giao Đoàn, Đỗ Nhuận, Xuân Tảo, Bắc Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam) thì bạn có thể mang giấy tờ cần thiết đến địa chỉ này để thực hiện thủ tục mà không nhất thiết phải trở về Hàn Quốc.
Sau khi thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự này, tài liệu của bạn sẽ được đóng dấu xác nhận của cơ quan thẩm quyền. Lưu ý là hình thức xác nhận này có thể khác nhau đối với mỗi quốc gia.
Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
– Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
– Bản chính giấy tờ tùy thân như CCCD, hộ chiếu nếu nộp trực tiếp hoặc bản chụp nếu nộp qua bưu điện.
– Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự. Và nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi.
– 01 bản dịch công chứng cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ không được lập bằng các thứ tiếng này).
– 01 bản chụp giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa và bản dịch để lưu hồ sơ.
– Phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận nếu muốn nhận kết quả qua bưu điện.
Bước 3. Nộp hồ sơ và trả kết quả
– Nộp hồ sơ:
Hồ sơ được nộp tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tại một trong các địa điểm sau:
+ Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (Địa chỉ:40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội).
+ Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Hồ Chí Minh)
+ Các cơ quan ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền.
Nếu bạn đang ở nước ngoài, bạn có thể hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do chính quốc gia đó cấp tại Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam là Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.
– Trả kết quả:
Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Sau đó, cơ quan có thẩm quyền sẽ đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ đã được cơ quan ngoại giao nước ngoài chứng nhận với mẫu lưu tại Bộ Ngoại giao để tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự.
Các trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP gồm:
– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Một số quy định khác về hợp pháp hóa lãnh sự
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu?
Theo quy định tại Khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thời hạn quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự là bao nhiêu?
Lệ phí thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được tính theo mỗi con dấu/tem xác nhận trên tài liệu. Lệ phí của mỗi con dấu/tem xác nhận là 30.000 VNĐ/lần/bản.
Ví dụ: nếu bạn làm thủ tục cho 05 tài liệu riêng biệt thì cần 05 dấu/tem xác nhận. Khi đó, lệ phí bạn cần chi trả là 5×30.000 = 150.000 VNĐ.
Tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự có cần phải dịch thuật không?
Theo quy định, ngôn ngữ được sử dụng để chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ở trong nước là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.
Đối với Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài, họ có thể sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho tiếng Anh, bên cạnh tiếng Việt.
Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục quan trọng, cần thiết để hoàn thiện hồ sơ làm các thủ tục pháp lý có yếu tố nước ngoài. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn, hướng dẫn miễn phí cho bạn đọc trong việc thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và các thủ tục pháp lý khác.
