Để chuẩn bị tiếp đoàn thanh tra thuế doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ hồ sơ một cách đầy đủ để tránh những rủi ro có thể gặp phải như phạt vi phạm, truy thu thuế.
Khi doanh nghiệp nhận Quyết định thanh tra thuế, điều quan trọng nhất không phải là lo lắng, mà là chuẩn bị hồ sơ một cách bài bản, đầy đủ, logic. Một bộ hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian làm việc với đoàn thanh tra mà còn giảm thiểu tối đa rủi ro điều chỉnh thuế, loại chi phí hoặc phạt chậm nộp. Dưới đây là kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ hồ sơ cốt lõi, cách xử lý kèm phân tích từng nhóm và cách tự rà soát trước khi tiếp đoàn kiểm tra.
Bộ 01 – Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
Hồ sơ pháp lý là loại hồ sơ cơ bản nhất và bắt buộc phải có để xuất trình khi thanh tra thuế. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp gồm:
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Hồ sơ thành lập công ty và toàn bộ lần thay đổi đăng ký kinh doanh.
– Điều lệ công ty (bản mới nhất).
– Quy chế tài chính và Quy chế lương – thưởng.
– Thông tin tài khoản ngân hàng đã đăng ký với cơ quan thuế.
– Danh sách cổ đông/thành viên góp vốn.
– Đăng ký chế độ kế toán & hình thức ghi sổ.
– Đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhưng điểm quan trọng sau:
– Quy chế tài chính & lương thưởng: nếu thiếu sẽ khiến nhiều khoản chi của nhân viên (tiếp khách, đổ xăng xe,…) và chi lương dễ bị loại.
– Kiểm tra góp vốn có đủ và đúng hạn theo Điều lệ.
Bộ 02 – Hồ sơ khai thuế
Đây là tập hơp các tờ khai thuế, hóa đơn, chứng từ, tài liệu khác liên quan mà doanh nghiệp đã nộp, lưu trữ, bao gồm:
– Tờ khai thuế GTGT (tháng/quý) và bảng kê mua – bán theo phần mềm/kê khai.
– Chứng từ nộp NSNN: GTGT, môn bài, TNDN, TNCN…
– Hóa đơn điện tử lấy từ Cổng hóa đơn hoặc hệ thống DN.
– Báo cáo tài chính và Quyết toán thuế TNDN các năm.
– Bảng tính giá thành, bảng định mức (nếu có sản xuất/thi công).
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhưng điểm quan trọng sau:
– Đối chiếu doanh thu hóa đơn điện tử với doanh thu tờ khai → khớp 100%.
– Kiểm tra hóa đơn đầu vào: đầy đủ, hợp lệ, không bị “treo” trạng thái.
– Kiểm tra số dư TK 133 khớp số thuế GTGT chuyển kỳ sau.
– Quyết toán TNDN có điều chỉnh tăng/giảm chi phí → ghi chú để giải trình.
Bộ 03 – Hồ sơ lao động
Đây là hồ sơ về người lao động của công ty, bao gồm:
– Tờ khai khấu trừ thuế TNCN.
– Quyết toán thuế TNCN các năm.
– Cam kết tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo mẫu quy định.
– Hợp đồng lao động, phụ lục.
– Bảng lương – bảng công – phiếu lương.
– Quyết định nâng lương, thưởng.
– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có).
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhưng điểm quan trọng sau:
– Nhân sự nào chưa có HĐLĐ thì phải ký bổ sung (lưu ý ngày tháng, loại hợp đồng, mức lương và phụ cấp phải khớp với các tài liệu, chứng từ khác)
– Các khoản phụ cấp phải thể hiện trong HĐLĐ/quy chế.
– Nếu trả lương tiền mặt thì bắt buộc có ký nhận.
– Kiểm tra người thu nhập cao có bị thiếu khấu trừ không.
Bộ 04 – Hồ sơ vay và lãi vay
Hồ sơ vay và lãi vay của doanh nghiệp cần phải xuất trình bao gồm:
– Hợp đồng vay.
– Khế ước nhận nợ & lịch trả nợ.
– Hóa đơn điện tử tiền lãi (nếu ngân hàng xuất theo từng kỳ).
– Hợp đồng mua hàng/hóa đơn nếu vay để thanh toán cho NCC.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhưng điểm quan trọng sau:
– Khoản vay nào thiếu hợp đồng thì bổ sung ngay.
– Xem khoản vay có bị tính là “vốn mỏng” không (có tỷ lệ vốn đi vay quá cao so với vốn chủ sở hữu)
– Lãi vay có phải vốn hóa không? (Đặc biệt với dự án đầu tư).
– Hợp đồng trả lãi cuối kỳ đã trích trước đầy đủ chưa?
Bộ 05 – Công nợ phải thu – phải trả
Hồ sơ quản lý công nợ phải thu, phải trả mà doanh nghiệp cần có khi thanh tra thuế gồm:
– Hợp đồng đầu vào – đầu ra.
– Phụ lục hợp đồng.
– Biên bản đối chiếu công nợ.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhưng điểm quan trọng sau:
– Hợp đồng phải có cho các khoản công nợ lớn.
– Khách hàng ứng trước phải có điều khoản thanh toán trong hợp đồng.
– Đối chiếu công nợ phải khớp với sổ cái TK 131 – 331.
Bộ 06 – Tiền mặt và Tiền gửi ngân hàng
Hồ sơ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi tiếp đoàn thanh tra thuế gồm:
– Sổ quỹ tiền mặt.
– Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
– Phiếu thu – phiếu chi – UNC – sao kê ngân hàng.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhưng điểm quan trọng sau:
– Sổ quỹ không được âm.
– Số dư ngân hàng khớp sao kê 100%.
– Thanh toán hóa đơn > 5.000.000đ phải chuyển khoản
Bộ 07 – Hồ sơ hàng tồn kho
Hàng hóa tồn kho cần phải có chứng từ đầy đủ. Các tài liệu, chứng từ về hàng tồn kho cần chuẩn bị gồm:
– Bảng nhập xuất tồn
– Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
– Sổ chi tiết vật tư/hàng hóa.
– Hồ sơ nghiệm thu, giao nhận hàng.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhưng điểm quan trọng sau:
– NXT phải khớp với CĐPS.
– Đủ bộ chứng từ: đề nghị mua hàng – đơn hàng – hóa đơn – phiếu nhập – biên bản giao nhận.
Bộ 08 – Tài sản cố định
Hồ sơ về tải sản cố định của doanh nghiệp phải có gồm:
– Bảng tính khấu hao.
– Hồ sơ nghiệm thu – bàn giao.
– Hóa đơn điện tử mua TSCĐ.
– Hồ sơ thanh lý (nếu có).
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhưng điểm quan trọng sau:
– Phát sinh Có TK 214 khớp bảng khấu hao.
– TSCĐ tăng phải có đủ hồ sơ pháp lý + chứng từ.
– Tài sản thanh lý: phải có đầy đủ họp – quyết định – đánh giá – thanh lý.
Bộ 09 – Công cụ dụng cụ
Hồ sơ công cụ, dụng cụ (CCDC) của doanh nghiệp gồm:
– Hóa đơn CCDC.
– Bảng phân bổ chi phí CCDC.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhưng điểm quan trọng sau:
– Nợ 242 phải khớp với tăng CCDC.
– Có TK 242 khớp bảng phân bổ theo kỳ.
Bộ 10 – Hồ sơ thanh toán không dùng tiền mặt
Theo quy định hiện nay, các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt nếu muốn tính vào chi phí để khấu trừ thuế. Hồ sơ thanh toán không dùng tiền mặt doanh nghiệp phải chuẩn bị để tiếp đoàn thanh tra thuế gồm:
– Hóa đơn > 5 triệu.
– UNC/chuyển khoản.
– Ủy quyền – hoàn ứng (nếu nhân viên thanh toán hộ).
Cách thực hiện:
– Rà lại TK 111, khoản nào > 5 triệu → loại chi phí.
– Kẹp hóa đơn – UNC thành bộ hồ sơ giải trình.
Chuẩn bị đủ hồ sơ để tiếp đoàn thanh tra thuế thì khả năng “an toàn” sẽ tăng cao. Việc chuẩn hóa hồ sơ giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và tạo sự chủ động khi làm việc với cơ quan thuế.
