Dự toán chi phí mở nhà hàng là vấn đề khiến nhiều người khởi nghiệp băn khoăn. Làm thế nào để tính toán khoản đầu tư và áp dụng giá bán hợp lý là điều không hề dễ dàng.
Theo một số thống kế, hầu hết những người khởi nghiệp tại Việt Nam thường lựa chọn lĩnh vực ăn uống khi mới bắt đầu. Đây là một lĩnh vực có thị trường rộng, tệp khách hàng đa dạng, có nhiều yếu tố dễ khai thác. Tuy nhiên, để bắt đầu thì không ít những khó khăn, nhất là những người chưa có kinh nghiệm trong quản lý nhà hàng, quán ăn. Một trong số đó là dự toán chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vốn lưu động và định giá bán sản phẩm. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn dự toán chi phí mở nhà hàng cho người mới bắt đầu để có thể có những sự chuẩn bị tốt nhất trước khi tiến hành khởi nghiệp.
Tại sao cần dự toán chi phí mở nhà hàng
Việc dự toán chi phí là một việc quan trọng hàng đầu khi muốn mở nhà hàng, là bước cốt lõi trong kế hoạch kinh doanh vì nó giúp bạn có thể chủ động số vốn đầu tư, hạn chế rủi ro và tối ưu lợi nhuận. Từ dự toán chi phí, bạn có thể tính toán tổng vốn tối thiểu cần thiết để mở nhà hàng với quy mô hợp lý. Điều này giúp bạn có thể tránh được tình trạng thiếu vốn hoạt động.
Thêm vào đó, khi đã có dự toán chi phí, bạn có thể kiểm soát chi phí và tối ưu hóa từng hạng mục đầu tư cho phù hợp với thực tế hoạt động của mình. Dự toán sẽ phân tích các hạng mục chi phí như xây sửa, thiết bị, nội thất, nguyên vật liệu ban đầu, nhân sự, marketing, chi phí giấy phép… Từ đó giúp bạn có thể chủ động cắt giảm hoặc bù đắp chi phí các khoản mục đầu tư, giảm thiểu rủi ro bị đội vốn, nâng cao hiệu suất sử dụng đồng vốn của mình.
Dự toán chi phí giúp bạn phác thảo một bức tranh tổng quát về kế hoạch tài chính cho hoạt động kinh doanh. Nhà hàng thường âm dòng tiền ban đầu nên dự toán dòng tiền (cash flow forecast) cho biết khi nào cần tiền mặt để trả lương, nguyên liệu, tiền thuê. Đồng thời, bạn có thể dựa vào đó để dự toán giúp thiết kế menu lợi nhất so với chi phí, chọn món có biên lợi nhuận cao để bù cho các món ít lợi nhuận.
Ngoài ra, dự toán chi phí còn giúp bạn quản trị rủi ro khi hoạt động. Dự toán tốt luôn kèm theo các kịch bản kinh doanh: tối thiểu / trung bình / lạc quan. Mô phỏng hậu quả khi khách ít 30% so với dự kiến, hoặc giá nguyên liệu tăng 20% hoặc có dự phòng cho rủi ro pháp lý, sửa chữa bất ngờ, hoặc chi phí quảng bá thêm.
Các chi phí cố định khi mở nhà hàng
Chi phí thuê mặt bằng
Chi phí thuê mặt bằng là một trong những khoản lớn nhất và có ảnh hưởng dài hạn nhất trong dự toán mở nhà hàng. Đây không chỉ là chi phí cố định hàng tháng, mà còn ảnh hưởng đến doanh thu, lượng khách, thương hiệu và khả năng sinh lời của toàn bộ dự án vì chi phí mặt bằng thường chiếm từ từ 20–40% tổng chi phí vận hành hằng tháng.
Mặt bằng ở vị trí đắc địa (đông người qua lại, dễ tìm, gần khu dân cư hoặc văn phòng) có thể giúp doanh thu cao gấp nhiều lần so với vị trí khuất, nhưng đồng nghĩa bạn cần bỏ ra một chi phí thuê lớn, và ngược lại. Ngoài việc trả tiền hằng tháng cho việc thuê mặt bằng, bạn còn phải trả trước một khoản đặt cọc và khoản này thường được tính từ khoảng 1-3 tháng tiền thuê. Hợp đồng thuê thường kéo dài 2–5 năm, nên sai lầm ở khâu này rất khó sửa và tốn rất nhiều chi phí chuyển đổi.
Cách dự toán chi phí thuê mặt bằng
– Khảo sát ít nhất 3–5 vị trí tương tự, ghi rõ diện tích, giá thuê, lưu lượng người, chi phí phụ.
– Tính tổng chi phí thuê trong 12 tháng đầu (bao gồm cọc, tiền thuê, cải tạo, phí phụ).
– Đánh giá chi phí thuê so với doanh thu kỳ vọng: Tỷ lệ tiền thuê/ doanh thu không nên vượt 10–15%. Nếu vượt thì có nghĩa là vị trí có thể quá đắt so với quy mô dự kiến.
Chi phí cải tạo, sửa chữa ban đầu
Chi phí cải tạo, sửa chữa ban đầu là toàn bộ số tiền bỏ ra để biến mặt bằng hiện trạng (thường là thô hoặc đã qua sử dụng) thành một không gian nhà hàng hoàn chỉnh, sẵn sàng vận hành. Bao gồm: Thiết kế, thi công xây dựng nội thất; Hệ thống điện, nước, thoát khí, PCCC, điều hòa; Lát sàn, sơn tường, làm trần, cửa, biển hiệu, khu vệ sinh, khu bếp, quầy bar… Chi phí nhiều hay ít cần căn cứ vào nhiều yếu tố như mục tiêu khách hàng, phong cách của chủ quán, định hướng và phải phù hợp với tổng dự toán.
Cách lập dự toán cải tạo, sửa chữa như sau:
– Khảo sát hiện trạng thực tế mặt bằng. Ghi nhận tình trạng tường, sàn, điện nước, thông gió, cửa, trần, PCCC.
– Chọn đơn vị thiết kế và yêu cầu báo giá chi tiết theo hạng mục.
– Lập bảng chi tiết từng phần (xây dựng, điện nước, nội thất, trang trí, bếp, vệ sinh…).
– Cộng thêm 10–15% chi phí dự phòng cho phát sinh (thường không thể tránh khỏi trong thi công thực tế).
– Phân loại chi phí đầu tư cố định (xây, điện nước, nội thất cố định) và chi phí có thể di dời (đèn, bàn ghế, biển hiệu) để phục vụ tính khấu hao hoặc chuyển địa điểm sau này.
Chi phí trang thiết bị, dụng cụ
Đây là phần liên quan trực tiếp đến chất lượng món ăn, năng suất phục vụ và trải nghiệm khách hàng, nên nếu dự toán không kỹ, bạn rất dễ thiếu hụt hoặc mua thừa – lãng phí vốn. Chi phí trang thiết bị, dụng cụ là toàn bộ chi phí để trang bị cho nhà hàng sẵn sàng vận hành, gồm:
– Thiết bị bếp, kho, quầy bar.
– Dụng cụ phục vụ, bàn ghế, ly chén.
– Máy móc hỗ trợ (POS, camera, điều hòa, máy rửa chén…).
– Thiết bị lưu trữ, bảo quản thực phẩm như tủ lạnh, tủ đựng, tủ lưu mẫu (theo quy định về an toàn thực phẩm),…
Đây là khoản chi phí không thể thiếu, là khoản đầu tư tạo năng suất và chất lượng ổn định, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phục vụ và công suất bếp, chất lượng và hương vị món ăn và ấn tượng của khách hàng về không gian và dịch vụ.
Cách lập dự toán chi phí thiết bị – dụng cụ:
– Liệt kê đầy đủ hạng mục theo khu vực: Bếp – kho – bar – khu phục vụ – khu khách – quầy thu ngân.
– Ước tính số lượng theo công suất: Số bàn ghế, số chén đĩa, dao muỗng theo công suất phục vụ tối đa/ngày.
– Ghi rõ 3 mức giá: Giá rẻ, trung bình, cao cấp (để dễ chọn khi so sánh).
– Có thể dự toán thêm khoảng 10–15% chi phí dự phòng (phát sinh khi mở rộng menu, thay đổi thiết kế).
– Phân loại tài sản: Cố định (máy móc, bếp, tủ lạnh – khấu hao 3–5 năm) và Tiêu hao (dao, chén, ly, khăn – thay định kỳ 3–6 tháng).
Chi phí nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu (NVL) là nhóm chi phí vận hành trọng yếu nhất trong kinh doanh nhà hàng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn, chất lượng món ăn và lợi nhuận gộp. Nếu không kiểm soát tốt chi phí này, bạn có thể gặp phải tình trạng nhà hàng dù đông khách vẫn có thể lỗ âm dòng tiền. Chi phí nguyên vật liệu là toàn bộ chi phí mua sắm thực phẩm, gia vị, đồ uống và vật tư tiêu hao phục vụ chế biến món ăn và phục vụ khách hàng. Bao gồm:
– Nguyên liệu chính (thịt, cá, rau, hải sản, gạo, bột…)
– Nguyên liệu phụ, gia vị, dầu ăn, nước sốt
– Đồ uống, đá, trà, cà phê, nước ngọt, bia, rượu
– Vật tư tiêu hao: hộp mang đi, bao bì, ống hút, khăn giấy, túi rác
Cách dự toán chi phí nguyên vật liệu ban đầu (trước khai trương):
– Xác định công suất phục vụ trung bình/ngày. Ví dụ: 100 khách/ngày, hóa đơn trung bình 120.000đ => Doanh thu/ngày = 12.000.000đ.
– Tính tỷ lệ giá vốn hàng bán (COGS): Bình dân: 35–45% doanh thu – Trung cấp: 30–35% – Cao cấp hoặc đặc sản: 25–30%.
– Dự toán nguyên vật liệu khởi đầu (tồn kho ban đầu): 5–7 ngày hoạt động đầu tiên.
Ví dụ: doanh thu 12 triệu/ngày, tỷ lệ giá vốn 35%
+ NVL/ngày = 4,2 triệu
+ NVL tồn kho ban đầu ≈ 4,2 triệu × 7 = ≈ 30 triệu.
– Tính thêm chi phí mua sắm định kỳ (tuần/tháng): Nhiều nhà hàng dự trữ nguyên liệu 2–3 lần/tuần → phải có kho lạnh, tủ đông và kế hoạch bảo quản.
Chi phí pháp lý
Chi phí pháp lý là toàn bộ các khoản cần thiết để nhà hàng được hoạt động hợp pháp, tuân thủ quy định của Nhà nước về kinh doanh ăn uống, an toàn thực phẩm, thuế và lao động.
Không có hoặc chậm hoàn thiện phần này sẽ dẫn đến bị phạt, bị đình chỉ hoạt động, thậm chí mất uy tín với đối tác và khách hàng. Các chi phí pháp lý mà hầu hết các cửa hàng có thể cần đến như:
– Đăng ký kinh doanh (Giấy phép hộ kinh doanh hoặc công ty)
– Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm
– Giấy phép PCCC
– Kê khai thuế và làm sổ sách.
– Phần mềm bán hàng, hóa đơn, chữ ký số theo quy định.
Ngoài ra, trong hoạt động kinh doanh có thể bạn gặp phải một số rủi ro về việc tranh chấp, sự cố,… liên quan đến pháp lý. Các chi phí này ít khi phát sinh nhưng khi phát sinh có thể khiến bạn phải bỏ ra một chi phí khá lớn.
Chi phí Marketing
Chi phí Marketing là toàn bộ các khoản đầu tư nhằm giới thiệu, quảng bá hình ảnh, thương hiệu và món ăn của nhà hàng đến khách hàng mục tiêu, giúp thu hút khách mới, giữ chân khách cũ và tăng doanh thu ổn định. Chi phí marketing thường bao gồm:
– Thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu
– Bảng hiệu, biển quảng cáo, banner, standee
– Chụp ảnh, quay video món ăn, không gian
– Chiến dịch khai trương (giảm giá, tặng quà, minigame)
– KOLs/food reviewer địa phương
– Quảng cáo Facebook/Instagram/TikTok
– Chi phí quản lý fanpage, đăng bài, tương tác
– Thiết kế nội dung & hình ảnh định kỳ
– Phát tờ rơi, poster, standee quanh khu vực
Tùy quy mô nhà hàng, có thể dự toán chi phí marketing chiếm 3% – 10% doanh thu hằng tháng. Ngoài ra, thời gian đầu mới mở bạn có thể mất nhiều ngân sách hơn vì đây là giai đoạn cần thu hút khách và tạo thương hiệu.
Chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự là một trong ba nhóm chi phí lớn nhất (cùng với nguyên vật liệu và mặt bằng) trong kinh doanh nhà hàng. Đây là khoản chi vừa mang tính cố định, vừa ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ, trải nghiệm khách hàng và hiệu quả vận hành. Chi phí nhân sự là toàn bộ các khoản tiền phải chi để tuyển dụng, đào tạo, trả lương và phúc lợi cho đội ngũ nhân viên nhà hàng. Chi phí nhân sự bao gồm:
– Chi phí nhân sự trực tiếp
– Chi phí tuyển dụng & đào tạo ban đầu
– Chi phí phúc lợi & dự phòng nhân sự
Tỷ lệ chi phí nhân sự hợp lý nhất là khoảng 18–22% doanh thu hàng tháng. Để tối ưu chi phí nhân sự, bạn có thể sử dụng một số biện pháp như Sử dụng ca làm linh hoạt, nhân viên part-time cuối tuần; Đào tạo đa năng: nhân viên có thể luân chuyển vị trí; Thiết lập quy trình vận hành chuẩn, KPI cụ thể; Chính sách thưởng theo doanh thu hoặc khách hàng đánh giá tốt…
Chi phí duy trì hoạt động
Chi phí duy trì hoạt động là nhóm chi phí phát sinh thường xuyên sau khi nhà hàng đi vào vận hành, nhằm đảm bảo hoạt động ổn định, liên tục và chất lượng dịch vụ đồng đều. Đây là phần “dòng máu nuôi sống” nhà hàng, giúp duy trì doanh thu và trải nghiệm khách hàng lâu dài. Chi phí duy trì hoạt động gồm:
– Chi phí điện, nước, gas, Internet
– Chi phí bảo trì – sửa chữa định kỳ
– Chi phí nguyên vật liệu duy trì hàng ngày
– Chi phí lương nhân viên duy trì
– Chi phí quản lý và hành chính
– Chi phí marketing duy trì
– Quỹ dự phòng rủi ro.
Mẫu Excel dự toán chi phí mở nhà hàng
Excel là một công cụ đã rất quen thuộc và phổ biến với mọi người. Đây là một công cụ tính toán mạnh mẽ với khả năng tùy biến rất tốt để có thể tạo dự toán sơ bộ về chi phí mở cửa hàng. Sau đây, chúng tôi xin chia sẻ với bạn đọc mẫu file Excel này sẽ giúp chủ quán xây dựng được kế hoạch chi tiêu sao cho hợp lý và theo dõi nhanh nguồn thu chi của nhà hàng.
Download Mẫu Excel dự toán chi phí mở nhà hàng cho người mới bắt đầu: Google Drive
Trên đây là nội dung hướng dẫn để bạn có thể nắm bắt được về dự toán chi phí mở nhà hàng cho người mới bắt đầu. Một bảng dự toán càng chi tiết và đầy đủ sẽ mang đến cho bạn những sự chuẩn bị tốt hơn cho chặng đường kinh doanh trong tương lai.
